Le décret précise que le dispositif technique mis en œuvre par l’employeur doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations (pour la conférence téléphonique) et la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations (pour la messagerie instantanée).

Ainsi, le président de l’instance devra être en mesure d’identifier parfaitement l’ensemble des intervenants sans les voir. Pour ce faire, le président de l’instance pourra demander à chaque participant de décliner son identité dès le début de la réunion et ensuite établir un ordre de prise de parole. Ainsi, chaque participant prendra la parole à tour de rôle après y avoir été invité par le président de l’instance pour faire part de sa position. En tout état de cause, il est conseillé de fixer de façon très claire les règles de déroulement de la réunion dès le début et notamment demander à chaque participant de rappeler ses nom et prénom avant chaque prise de parole.

Le décret précise que, l’utilisation de ces moyens de communication ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre aux conditions prévues pour la visioconférence à l’article D. 2315-1 du code du travail, lequel prévoit que : « Le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ».

S’agissant de l’organisation du vote, l’employeur devra faire appel à un prestataire extérieur afin de mettre en place un système de vote à distance (par téléphone par exemple).

Par ailleurs, le président de l’instance devra s’assurer du respect des principes suivants :

• L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l’article D. 2315-1 ;
• Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance.

Enfin, le président de l’instance doit informer ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique ou en messagerie instantanée selon les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.

Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

1. L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant ;
2. Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
3. Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;
4. Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.